Contacten uploaden

In dit artikel leer je hoe je contacten kunt uploaden naar het Spotler MailPro Data-module. Deze handleiding neemt je mee door het proces van handmatige import, inclusief opties voor geavanceerde instellingen. Door de onderstaande stappen te volgen, kun je je contacten succesvol importeren naar de relevante groep in MailPro.

Op deze pagina heb je de volgende opties:

• Overzicht van het uploaden van contacten
• CSV-bestand uploaden

Overzicht van het uploaden van contacten

Om contacten te uploaden, moet je ze importeren naar de database van een specifieke campagne. De pagina biedt verschillende opties voor het doen van deze import:

• Via handmatige import – Hiermee kun je contacten handmatig uploaden via een CSV-bestand.
• Via vooraf gedefinieerde externe verbinding – Deze optie kan alleen worden gebruikt als er een SFTP-verbinding actief is.

CSV-bestand uploaden

In Spotler MailPro kun je eenvoudig je contactendatabase vullen door een CSV-bestand te importeren.

In de volgende video wordt een import stap voor stap doorlopen.

Volg de onderstaande stappen:

• Stap 1 - CSV-bestand opbouwen
• Stap 2 - CSV-bestand uploaden in Webpower
• Stap 3 - Uploadresultaten en errors bekijken

Stap 1 - CSV-bestand opbouwen

Zorg eerst dat je CSV-bestand klaar is om te uploaden naar Spotler MailPro. Bij het opbouwen van een CSV-bestand gebruik je de eerste regel voor de titel van de desbetreffende kolom. Wanneer de titel van een kolom overeenkomt met de naam van een databaseveld in Spotler MailPro, zal Spotler MailPro deze automatisch herkennen. Anders koppel je deze later handmatig.

Werk je op een Mac?

CSV-bestanden aangemaakt in Numbers kunnen niet geïmporteerd worden. Wanneer je het bestand opnieuw opent in Microsoft Excel en opnieuw opslaat, kun je deze wel importeren.

Stap 2 - CSV-bestand uploaden in Spotler MailPro

Upload je CSV-bestand onder het tabblad Contacten en selecteer Contacten uploaden.

Klik op de knop Browse... om het CSV-bestand te uploaden.

Na het uploaden verschijnt het volgende scherm:

• Groep: Selecteer de groep waar je de contacten in wil uploaden.
• Field separator: Kies het teken waarmee de velden gescheiden zijn in het CSV-bestand. Meestal is dit een komma. Als je de juiste separator hebt gekozen, dan zie je onder Match velden een nette tabel met de velden verschijnen.
• Enclosure: Kies het teken waarmee de waarden in een veld gegroepeerd zijn in het CSV-bestand, indien van toepassing.
• Karakterset: Wanneer je vreemde karakters gebruikt in je CSV-bestand, let dan op bij het importeren dat je de juiste karakterset kiest. Na het selecteren van de juiste karakterset, zullen speciale tekens er netjes uit komen te zien.
  
• Match velden: Koppel de kolommen uit het CSV-bestand aan de juiste databasevelden in Spotler MailPro.
• Genereer een dummy adres: Als het CSV-bestand geen e-mailadressen bevat, vink je dit aan om toch te kunnen uploaden. Dit is bijvoorbeeld handig bij een bestand met telefoonnummers om Sms'jes naartoe te sturen. Het e-mailadres komt er dan bijvoorbeeld zo uit te zien: +31612345678dummy@training.webpower.eu.
• Controleer op toegestane waarden: Kies of je een errormelding wil ontvangen als er een waarde in het CSV-bestand voorkomt die niet toegestaan is volgens de instellingen van het databaseveld in Spotler MailPro.
• Ontvanger van de resultaten: Het e-mailadres dat je hier opgeeft, ontvangt na de import een e-mail met informatie over de import. Bekijk deze e-mail, en vooral de bijlage, om eventuele fouten te corrigeren.

Geavanceerd

Bij het uitklapmenu Geavanceerd kun je extra instellingen voor je import specificeren.

• Eerste rij in het CSV-bestand: Kies of je de eerste rij wil overslaan of lezen als deze kolomnamen bevat. Als je CSV-bestand kolomnamen bevat, kies dan Overslaan. Dit is meestal het geval. Als je CSV-bestand geen kolomnamen bevat, kies dan Inlezen.
• Bestaande abonnee toevoegen aan de gekozen groep: Als een abonnee al bestaat in een andere groep, kun je hem alsnog toevoegen of overslaan.
• Wat te doen met dubbelen?
  • Overslaan: Behoud de bestaande gegevens, sla de nieuwe gegevens over.
  • Aanvullen: Behoud bestaande gegevens, vul alleen lege velden aan met nieuwe gegevens.
  • Vervang alle bestaande gegevens: Vervang alle bestaande gegevens, ook als ze met lege velden worden vervangen.
  • Vervang bestaande gegevens, behalve lege velden in het CSV-bestand: Vervang bestaande gegevens alleen als er nieuwe gegevens beschikbaar zijn in het CSV-bestand.
• Datumnotatie en datum/tijd formaat: Stel in hoe datums en tijdstippen uit het CSV-bestand genoteerd moeten worden in de Spotler MailPro database.

Als je tevreden bent met de instellingen, klik dan op Ok onderaan de pagina om de import te starten.

Stap 3 - Uploadresultaten en errors bekijken

Na het uploaden ontvangt het opgegeven e-mailadres bij Ontvanger van de resultaten een e-mail met de importresultaten. Je ziet hoeveel contacten succesvol geüpload zijn. De contacten die als fouten gemarkeerd zijn, zijn niet geüpload.

Als er fouten of dubbelen zijn, bevat de e-mail bijlagen met bestanden die alle fouten en dubbelen bevatten. Bekijk deze om te zien wat er mis ging en pas je CSV-bestand aan.

3. Uploadresultaten en errors bekijken

Na het uploaden ontvangt het opgegeven e-mailadres bij Ontvanger van de resultaten een e-mail met de importresultaten. Je ziet hoeveel contacten succesvol geüpload zijn. De contacten die als fouten gemarkeerd zijn, zijn niet geüpload.

Als er fouten of dubbelen zijn, bevat de e-mail bijlagen met bestanden die alle fouten en dubbelen bevatten. Bekijk deze om te zien wat er mis ging en pas je CSV-bestand aan.

In onderstaand voorbeeld zie je dat er een spelfout in het e-mailadres zat. Dit kan gebeuren bij het kiezen van de verkeerde separator of andere importfouten.

Veelvoorkomende fouten bij het kiezen van de separator

Bij het kiezen van de verkeerde separator kan het voorkomen dat de velden niet correct worden ingelezen, waardoor de gegevens in je CSV-bestand niet goed worden gematcht. Dit kan leiden tot fouten in de import zoals hierboven.

Bijvoorbeeld, als je een puntkomma (;) hebt gebruikt als separator, maar een komma (,) wordt verwacht, kan het systeem de gegevens verkeerd indelen. Hieronder zie je een voorbeeld van een verkeerde import door het kiezen van de verkeerde separator:

Hier zie je het verschil met het kiezen voor de juiste separator:

Zorg er altijd voor dat je de juiste separator kiest (meestal een komma) en dubbelcheck of je CSV-bestand correct geconfigureerd is voor de import.