De Approval Manager kun je gebruiken als laatste test voordat een e-mail verstuurd wordt. De e-mail wordt dan eerst verstuurd naar een aantal personen en pas als zij, of een deel van hen, akkoord gaan, wordt de e-mail definitief ingepland. Hoe de Approval Manager in zijn werk gaat leggen we uit in dit artikel.
De Approval Manager is geen standaard onderdeel van Spotler MailPro. Ben je geïnteresseerd in deze functionaliteit? Neem dan contact op met je accountmanager of mail naar sales@spotler.com, zodat deze functionaliteit voor jou geactiveerd kan worden.
De Approval Manager instellen
Als de feature geactiveerd is, verschijnen er tijdens een definitieve verzending extra opties.
Goedkeuringsgroep
Allereerst maak je een testgroep aan met daarin alle mensen die een goedkeuring moeten kunnen geven. Weet je niet hoe je een groep aan moet maken? Geen probleem, dat leggen we uit in dit artikel. De goedkeuringsgroep moet een testgroep zijn. Deze selecteer je bij het verzenden van de e-mail bij de goedkeuringsgroep.
Goedkeuringsperiode
Bij de goedkeuring bepaal je hoeveel tijd de ontvangers van de e-mail krijgen om de e-mail te controleren en goed te keuren of af te wijzen. Een e-mail die te weinig goedkeuringen heeft, wordt niet verzonden.
Aantal goedkeuringen
Onder de goedkeuringsperiode geef je aan hoeveel mensen de e-mail minimaal moeten goedkeuren en hoeveel mensen de e-mail maximaal mogen afkeuren. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen minimaal 3 goedkeuringen te willen ontvangen voordat er verzonden wordt. Daarnaast kun je ervoor kiezen de e-mail automatisch uit de taakplanner te halen op het moment dat 2 mensen de e-mail afkeuren. De e-mail wordt dan niet verzonden.
Wat gebeurt er zodra de e-mail wordt verstuurd?
Goedkeuring bij een ingeplande mail
Als je kiest voor een directe verzending, wordt meteen de testmail naar de goedkeuringsgroep gestuurd. Als de mail op een bepaald tijdstip is ingepland, wordt de e-mail naar de testgroep verstuurd op het ingeplande tijdstip. De testverzending vindt dus niet al vóór het ingeplande tijdstip plaats. De definitieve verzending vindt daarna plaats: als de goedkeuringstijd is verstreken en de mail genoeg goedkeuringen heeft gehad.
De mail goedkeuren of afkeuren
De contacten in de goedkeuringsgroep moeten akkoord geven. Zij krijgen de e-mail in hun inbox en krijgen onderaan de opties "Goedkeuren" en "Afkeuren" te zien.
De tijd die er staat bij “maak uw keuze voor YYYY-MM-DD HH:HH” is afhankelijk van de tijd die is opgegeven voor de goedkeuringsperiode.
Nadat iemand uit de goedkeuringsgroep op Goedkeuren of op Afkeuren klikt, wordt hij of zij doorverwezen naar een nieuwe pagina die de keuze verwerkt. Op de pagina staat een vinkje (bij goedkeuring) of een kruisje (bij afkeuring). Ook loopt er een countdown timer mee, die aangeeft hoelang de goedkeuringsperiode nog actief is. Onder de timer staat de status van goedkeuring. Hier wordt aangegeven hoeveel goedkeuringen er zijn en hoeveel goedkeuringen er nodig zijn. Ook wordt er aangegeven hoeveel afkeuringen er zijn en hoeveel er dit maximaal mogen zijn. Tot slot wordt aangegeven of de e-mail definitief verzonden zal worden of (nog) niet.
Zowel bij het goedkeuren als bij het afkeuren is er een mogelijkheid tot het invoeren van feedback. De persoon die de e-mail ingepland heeft, ontvangt de e-mail met de feedback.
Wat gebeurt er als een e-mail wordt afgekeurd?
Op het moment dat een e-mail te veel afkeuringen of te weinig goedkeuringen heeft gekregen, wordt deze niet verzonden. De persoon die de e-mail had ingepland, krijgt dan een e-mail met het bericht dat de e-mail niet verstuurd is. In deze e-mail wordt ook uitgelegd waarom de ingeplande e-mail niet verzonden is.
Dit geeft de verzender de kans om de nodige aanpassingen te doen aan de e-mail. Op het moment dat de e-mail opnieuw ingepland wordt, begint het proces van testen weer opnieuw als je dit weer zo instelt.