De Flow Builder vind je terug in het menu onder Automatisering. Voor superusers wordt Automatisering standaard getoond. De overige gebruikers zien dit enkel als ze hier de rechten voor hebben.

Alle acties vinden plaats binnen één campagne binnen een Spotler MailPro omgeving. Een combinatie maken van meerdere campagnes (bijvoorbeeld een contact uit de nieuwsbrief, ook lid maken van een andere flow uit een andere campagne) is niet mogelijk.

Maak een nieuwe flow aan

Klik op de button Maak flow aan, hierna kom je terecht in de eerste stap van het aanmaken van een automation.

Geef de flow een naam en vul een beschrijving in.

Groep(en)

Kies bij Groep een of meerdere groepen waar een contact in moet zitten als voorwaarde om in deze flow te komen.

Bijvoorbeeld: bij een welkomstcampagne kies je voor ieder contact dat terechtkomt in de groep Aanmelders. Het is ook mogelijk om een nieuwe groep aan te maken, deze vind je vervolgens terug in het menu Contacten.

Andere voorbeelden: groep met deelnemers van een specifiek event, groep met medewerkers, groep met alle Engelstalige klanten. Voor die laatste optie, taal, kun je in de in de flow builder per stap ook filters gebruiken. Als je kiest voor die manier, kun je diverse talen in één flow opnemen.

Start flow

Er zijn verschillende opties mogelijk als vertrekpunt van deze flow.

Start flow: Op een vaste datum

De flow start op een gepland moment. Alle contacten die op dat moment in de groep zitten, worden in de flow meegenomen. De groep voor deze flow is dus vast.

Relevant startpunt voor: een uitnodigingscampagne of informatie in de aanloop naar een evenement.

Start flow: Periodiek met optioneel filter

Als je kiest voor dit startpunt, wordt de flow periodiek gestart voor de geselecteerde groep of groepen. Je kiest zelf het moment: specifieke dag, specifieke maand, iedere dag of iedere maand. Voor de laatste twee opties laat je * (elke) geselecteerd in het drop-downmenu.

Vink dagen van de week uit als je niet wilt dat de flow op die dagen start, bijvoorbeeld in het weekend.

Een extra filter instellen is optioneel. Hiermee combineert dit startpunt de mogelijkheden van het eerdere periodieke startpunt en de eerdere optie om een flow te starten wanneer een contact aan een filter voldoet.

Je kunt daarnaast één of meerdere groepen uitsluiten via de optie Niet in groep. Hiermee voorkom je dat contacten de flow ingaan terwijl ze al in een groep zitten die je wilt uitsluiten.

Relevant startpunt voor: notificatie dat de wekelijkse aanbiedingen live staan op de website, of een periodieke flow waarbij alleen contacten worden meegenomen die aan een extra filter voldoen.

Start flow: Zodra een contact wordt toegevoegd aan de groep

De flow start zodra het contact terechtkomt in de groep die je eerder op deze pagina geselecteerd hebt. Je kunt maar 1 groep selecteren. Bijvoorbeeld nadat je dit contact hebt geïmporteerd, of zodra een contact zich heeft aangemeld voor een evenement.

Het uitsluiten van een of meerdere groepen is niet mogelijk in deze stap. Kies dan eerst een “netto groep” waar iedereen in staat die aan de juiste criteria voldoet. In de volgende stap stel je per flow stap een geschikte filter in.

Relevant startpunt voor: welkomstcampagne, aanmeldbevestiging voor een evenement, educatieve campagne.

Start flow: gebaseerd op een specifieke datum in een databaseveld

Als je voor dit startpunt kiest, dan wordt de flow gestart als de datum in het databaseveld overeenkomt met “vandaag”. De frequentie van matchen is elke dag (dit is niet te wijzigen). Je moet één, maar kunt meerdere groepen selecteren waarvoor deze flow geldt.

Indien gewenst kun je één of meerdere groepen uitsluiten via de optie Niet in groep. Hiermee voorkom je dat contacten in de flow terechtkomen terwijl ze al in een groep zitten die je wilt uitsluiten.

Geen databasevelden beschikbaar? Dit voeg je (of je superuser) toe in menu Beheer > Campagne > Databaseveld. Dit veld moet het type datum zijn.

Indien gewenst kun je de flow ook voor of na de datum laten starten. Bijvoorbeeld als je voorafgaand aan de verjaardag een verlanglijstje wilt laten opstellen, of als je na de afronding van een opleiding een evaluatie wilt sturen.

Relevant startpunt voor: verjaardagscampagne, jubileum, klantrelatie.

Contacten uitsluiten op basis van groepen

Bij sommige flow startstappen kun je één of meerdere groepen selecteren waarvan contacten géén lid mogen zijn.

Met deze instelling voorkom je dat contacten de flow ingaan terwijl ze al in een groep zitten die je wilt uitsluiten. Dit maakt het mogelijk om vooraf te filteren, zonder dat je extra stappen binnen de flow hoeft toe te voegen.

Dit is vooral handig bij grotere groepen, omdat je hiermee onnodige verwerking in de flow voorkomt en de flow efficiënter werkt.

Je kunt deze optie gebruiken in combinatie met:

• Periodieke flows (met optioneel filter)
• Flows gebaseerd op een datumveld

Voorbeelden van gebruik:

• Sluit contacten uit die al een aankoop hebben gedaan
• Voorkom dat bestaande klanten opnieuw in een onboarding flow komen
• Richt campagnes alleen op nieuwe of actieve contacten

Moet een contact de flow meerdere keren kunnen doorlopen?

Indien Aan (blauw): Een contact kan oneindig vaak in deze flow terechtkomen, zolang het maar voldoet aan de Start flow criteria. Handig voor een verjaardagscampagne.

Indien Uit (grijs): Een contact komt maximaal één keer in deze flow terecht. Handig voor een eenmalige kortingscode na inschrijving voor de nieuwsbrief.

Automatische deactivatie van deze flow

Indien Na een periode van inactiviteit: Je flow wordt op inactief gesteld wanneer er een door jou gekozen periode geen activiteit meer heeft plaatsgevonden binnen de flow. De opties hiervoor kies je via het drop-down menu. Je kan kiezen voor een minimum van 2 dagen, tot een maximum van 2 jaar. 

Indien Na een bepaalde periode: Hier selecteer je zelf een datum wanneer je flow op inactief wordt gesteld. Denk bijvoorbeeld aan een flow opgebouwd voor je volgende webinar. Wanneer de datum is verstreken, kan deze flow worden gedeactiveerd.

Na het afronden van deze stap kom je terecht in de Flow Builder.

Volgende stap: maak de flow in de flow builder.